Guidelines for hosts at Kjeldgaard Lectures

Den der er vært for forelæseren har følgende opgaver:

  • informerer om transportmuligheder til Aarhus og mellem lufthavnen og hotellet/universitetet eller booker lokal transport fra lufthavnsbus til/fra hotellet. Kun i særlige tilfælde kan der arrangeres taxi-transport til/fra lufthavnen
  • sørger for at finde relevante forskere på MBG eller andre, som kan tale med gæsten (og evt. invitere med til middag)
  • booker hotelværelse. Sofie L.A. Gravesen kan evt. være behjælpelig med dette.
  • booker restaurant og inviterer gæsten og 2-3 andre relevante personer til middag, se regler for max. beløb. På regningen skrives gæsternes navne på bagsiden.
    Skriv "Kjeldgaard Lecture" på regningen, og send den til betaling hos instituttets økonomipartner
  • beder foredragsholderen om at  sende forslag til 1 review og 1 recent scientific paper til brug i PhD sessionen
  • introducerer gæsten ved foredragets start
  • informerer forelæseren om PhD Discussion Forum (og er selv til stede)
  • sørger for at forelæseren får et afregningsskema, som udfyldes og sendes til instituttets økonomipartner sammen med kopi af billetter og bilag.

Sofie L.A. Gravesen

  • booker auditorier til international lectures og efterfølgende PhD Discussion Forum
  • bestiller fortæring (sandwiches/vand eller kaffe/te/kage) hos en af kantinerne
  • beder værten om at rykke forelæser for abstract senest 14 dage før
  • laver program og abstracts i InDesign
  • rundsender Kjeldgaard lecture programmet til alle på MBG samt til eksterne samarbejdspartnere
  • rundsender abstract ca. en uge før og samme morgen til alle på MBG
  • rundsender abstract ca. en uge før til eksterne samarbejdspartnere
  • opdaterer mailingliste for eksterne samarbejdspartnere