Den der er vært for forelæseren har følgende opgaver:
- Informerer oplægsholderen om den bedste måde at rejse til Aarhus på (mulige lufthavne, lufthavnsbus, tog, transport til hotellet osv.). Kun i særlige tilfælde kan der arrangeres taxakørsel til/fra lufthavnen.
- Beder oplægsholderen sende titel, abstract og et foto til brug for plakatinvitationen, som derefter videresendes til Rikke Mie Rahbek senest en måned før forelæsningen.
- Informerer oplægsholderen om PhD Discussion Forum (og er til stede under sessionen).
- Beder oplægsholderen indsende forslag til én reviewartikel og én nyere videnskabelig artikel til brug i PhD-sessionen (skal videresendes til Rikke Mie Rahbek senest en måned før forelæsningen).
- Introducerer gæsten ved starten af forelæsningen.
- Giver gæsten frokost i en af AU’s kantiner på forelæsningsdagen (du må invitere 2–3 personer med). Send kvitteringen samt navnene på deltagerne til Rikke Mie Rahbek, som derefter håndterer det i RejsUd.
- Booker restaurant og inviterer gæsten samt 2–3 andre relevante personer til middag, maks. 800 kr. pr. person inkl. drikkevarer. Send kvitteringen samt navnene på deltagerne til Rikke Mie Rahbek, som derefter håndterer det i RejsUd.
- Finder relevante forskere på MBG eller andre, der ønsker at tale med gæsten, og evt. inviterer vedkommende til middag.
Rikke Mie Rahbek
- Booker auditorium til forelæsningen og den efterfølgende PhD Discussion Forum.
- Sender kalenderinvitation ud i god tid.
- Udarbejder en plakat med abstract og sender den ud til instituttet (inkl. en påmindelse på dagen).
- Booker hotel for op til tre nætter.
- Sikrer, at der genereres et link til refusionsformularen (REEX).
- Sørger for annoncering på infoscreens en uge før foredraget.
- Bestiller kaffe og kage til pausen mellem forelæsning og PhD-session.
- Sikrer, at værten modtager en gave til oplægsholderen.
