Den der er vært for forelæseren har følgende opgaver:

• informerer om transportmuligheder til Aarhus og mellem lufthavnen og hotellet/universitetet eller booker lokal transport fra lufthavnsbus til/fra hotellet. Kun i særlige tilfælde kan der arrangeres taxi-transport til/fra lufthavnen
• sørger for at finde relevante forskere på MBG eller andre, som kan tale med gæsten (og evt. invitere med til middag)
• booker hotelværelse. Rikke Mie Rahbek kan evt. være behjælpelig med dette.
• booker restaurant og inviterer gæsten og 2-3 andre relevante personer til middag, se regler for max. beløb. På regningen skrives gæsternes navne på bagsiden.
  Skriv "Kjeldgaard Lecture" på regningen, og send den til betaling hos instituttets økonomipartner
• beder foredragsholderen om at  sende forslag til 1 review og 1 recent scientific paper til brug i PhD sessionen
• introducerer gæsten ved foredragets start
• informerer forelæseren om PhD Discussion Forum (og er selv til stede)
• sørger for at forelæseren får et afregningsskema, som udfyldes og sendes til instituttets økonomipartner sammen med kopi af billetter og bilag.

Rikke Mie Rahbek

• booker auditorier til international lectures og efterfølgende PhD Discussion Forum
• bestiller fortæring (sandwiches/vand eller kaffe/te/kage) hos en af kantinerne
• beder værten om at rykke forelæser for abstract senest 14 dage før
• laver program og poster med abstract
• rundsender Kjeldgaard lecture programmet til alle på MBG samt til eksterne samarbejdspartnere
• rundsender abstract ca. en uge før og samme morgen til alle på MBG
• rundsender abstract ca. en uge før til eksterne samarbejdspartnere
• opdaterer mailingliste for eksterne samarbejdspartnere